Облачные сервисы для бизнеса уже перестали быть чем-то экзотическим. Многие предприниматели переносят свои бизнес-процессы в облака из-за их удобства, простоты, мобильности и просто для экономии. Облачные сервисы помогают работать с клиентской базой, сдавать налоговую отчетность, вести учет.
Количество самих сервисов тоже постоянно увеличивается. Для решения любой задачи практически всегда можно выбирать из нескольких продуктов. Мы записали несколько простых правил, которые помогут оптимально выбрать облачный сервис.
Качество и надежность
Самый главный вопрос, который мы пытаемся выяснить, выбирая сервис — насколько он качественный и надежный. На самом деле, это несложно.
Сколько лет уже работает сервис? Каждый разработчик постоянно дорабатывает свой сервис и улучшает надежность. При прочих равных сервис с пятилетней историей будет лучше стартапа.
Есть ли инвесторы у сервиса и кто они? Стартап, который активно ищет инвестиции, с большой вероятностью закроется в ближайшем будущем и вам придется вернуться к поиску.
Как правило, на сайте разработчика можно посмотреть, как часто обновляется сервис. Если в сервисе уже год ничего не менялось, значит, он не развивается, а это признак того, что проект медленно умирает.
Указан ли адрес офиса разработчика на сайте или все контакты — это мобильный телефон и кошелек WebMoney? Во втором случае мы имеем дело с программистом-одиночкой, доверять которому свои бизнес-процессы рискованно.
Есть ли жизнь в сообществе пользователей сервиса, на его страницах в соцсетях? Это поможет не стать единственным пользователем этого сервиса.
Если пользователей сервиса не удалось найти среди своих знакомых, имеет смысл найти на сайте разработчика отзывы, и позвонить в компанию, которая оставила отзыв. Многие охотно расскажут свои впечатления, особенно если они были негативными.
Наш или западный?
Как правило, у западных сервисов больше возможностей, чем у отечественных — они просто развиваются на несколько лет дольше. Зато российские сервисы часто бывают проще и дешевле.
Если вам нужно готовить какие-то стандартные формы или отчетность, то альтернативы российским сервисам нет. Ни один западный сервис не умеет печатать, например, российские счета-фактуры.
Еще один плюс российских сервисов — они будут присылать бумажные закрывающие документы для бухгалтерии.
Чисто техническая деталь — расположение серверов. У западных сервисов они будут размещены в США или Европе, у отечественных — в России или в Европе. Расположение на Западе надежнее, в России быстрее время отклика. Это может быть важно для таких сервисов, как телефония.
Платный или бесплатный?
У провайдера сервиса есть какие-то обязательства перед вами только в случае, если сервис платный. Кроме того, все бесплатное раньше или позже становится платным, лучше иметь возможность сразу планировать свой бюджет.
Конечно, сервис для выполнения некритичных для бизнеса задач, от которого вы можете отказаться в любой момент, вполне может быть и бесплатным.
Поддержка
Облачный сервис отличается от обычного ПО тем, что у вас меньше возможностей повлиять на ситуацию, если что-то пошло не так. Это значит, что вы будете зависеть от технической поддержки сервиса. Поэтому нужно выяснить следующе вопросы.
Доступна ли поддержка по телефону или только по email? В какие часы работает поддержка, включает ли это выходные и праздники? Есть ли поддержка на русском языке (в большинстве западных сервисов это только английский)?
Защита данных
Не стоит ожидать какого-то подвоха от самого облачного провайдера. Ваши интересы совпадают - никому не выгодна утечка данных. Что происходит действительно часто - обиженный сотрудник удаляет или портит все данные, до которых может дотянуться. Не забывайте сразу блокировать аккаунты тех сотрудников, которых вы увольняете.
Не помешает разделить права доступа, чтобы каждый сотрудник видел только те документы, с которыми он непосредственно работает. Большинство сервисов позволяют это сделать.
Тест-драйв
Сервис может выглядеть красиво, но быть совершенно непригодным для работы, и наоборот. Выяснить это можно, только полноценно в нем поработав.
Отнеситесь серьезно к использованию триального периода. Большинство сервисов можно использовать бесплатно от 14 до 30 дней. Этот период надо использовать для того, чтобы хотя бы неделю поработать в нем всем сотрудникам, которые должны будут использовать его в дальнейшем.
Время на обучение
Обычная история: руководитель тратит массу своего времени, чтобы выбрать и протестировать какой-то сервис, а потом поручает сотрудникам научиться работать с ним самостоятельно. Результат, как правило, оказывается нулевым.
Выделите 1-2 часа для того, чтобы рассказать сотрудникам, для чего нужен новый сервис, чем это лучше старой схемы и основные принципы работы с ним.
Пути к отступлению
Облачному провайдеру выгодно, чтобы вы, подключившись, уже никогда не ушли от него (это назвается vendor lock-in). А вы, вполне возможно, через несколько лет захотите перейти на другой. Для этого в сервисе должна быть возможность выгрузить все документы и данные. Лучше всего — в каком-нибудь стандартном формате типа Excel.
Бесперебойная работа
Доступность облачного сервиса определяется двумя вещами: надежностью самого сервиса и стабильностью вашего интернет-соединения.
Многие сервисы публикуют автоматически обновляющиеся данные о доступности, uptime. По ним можно сделать вывод, сколько времени в среднем сервис бывает недоступен и насколько это приемлемо для вас. Например, uptime 99,8% значит что сервис недоступен около 1,5 часов в месяц.
Как правило, самое важное — ваше собственное интернет-соединение (если сервис не умеет работать в офлайне, но таких пока немного). Желательно заранее продумать резервный канал (например, мобильный интернет) и протестировать, с какой скоростью работает через него сервис, который вы планируете использовать.
Интеграция
Вместо одного универсального сервиса обычно используют несколько специализированных. Например, облачную CRM удобно соединить с виртуальной АТС. Практически все популярные западные сервисы уже проинтегрированы друг с другом. С российскими сервисами это не всегда так, поэтому имеет смысл убедиться, что все ваши сервисы способны работать друг с другом.
Выводы
Попытка внедрить облачный сервис, который на самом деле не подходит вашей компании, может отнять немало времени и нервов. Несколько простых рекомендаций из этой статьи помогут свести этот риск к минимуму.
Источник: МойСклад
